よくあるご質問(1)～マイナンバーの取扱い方

こんにちは、日本クレアス社会保険労務士法人です。
あっという間に９月も下旬、これから年末に向けての業務のスケジュールを考えている方も多いのではないでしょうか。

さて人事労務関連で従業員の方から質問されることも多い「マイナンバー」。
こちらでマイナンバーはどのようなときに必要になるのか、についてまとめましたのでぜひお役立てください！

マイナンバーが必要になるタイミング

現時点では、マイナンバーが必要になるのは、社会保障、税、災害対策分野での利用に限定されています。

企業にとっては、給与、年金、健康保険、雇用保険、税金についての事務で必要になってきます。
具体的に、利用シーン別に注意点を解説していきたいと思います。

マイナンバーは、年金事務所、健康保険組合、ハローワークへの被保険者資格取得の届出に必要になりますので、従業員の入社と同時に取得しなければなりません。

また、扶養控除申告書にもマイナンバーを記載する箇所があります。
扶養控除申告書については、マイナンバーに関する帳簿を別に備え付け管理することで、マイナンバーの記載を省略することができます。
なお、扶養控除申告書は正社員であってもアルバイトであっても必要です。

入社後、すぐに退社してしまう場合にはマイナンバーを取得する機会がなくなってしまいますので、新しく従業員が入社する際は、入社後すぐにマイナンバーを取得しておくようにしましょう。

従業員が退社する場合にも、退職所得の受給に関する申告書や、市区町村に提出する特別徴収にかかる給与所得者異動届出書、年金事務所、健康保険組合、ハローワークへの資格喪失届にマイナンバーの記載が必要になります。

支払調書とは、報酬、料金、契約金等の支払いをした場合に作成する書類で、報酬等の額、源泉徴収の額などを記載し、平成28年1月1日以降に報酬などの料金を支払った場合には、マイナンバーや法人番号を記載する必要があります。

法人番号については、公表されているものを使うことができるので、本人確認といった手続きを行う必要はありませんが、個人のマイナンバーについては、本人確認をする必要があります。

税務署に提出するものについてはマイナンバーを記載しますが、本人控の分については、番号を記載してはならないことになっていますので、番号の部分を空欄にするか、印字された番号を読み取れないように処理する必要があります。

源泉徴収票とは、給与、退職手当などの支払いをした場合に、支払額や源泉徴収した所得税額を証明する書類で、年末調整のときに作成を行い、12月か1月の給料の支払い時に、従業員に交付し、必要な場合には税務署にも提出します。

源泉徴収票にもマイナンバーの記載が必要になりますが、支払調書と同じように、税務署に提出する分については番号の記載が必要ですが、本人に交付する源泉徴収票については、番号を記載する必要はありません。

本人に交付するときに、郵便事故などで個人情報が流出するのを防止するためですので、番号を空欄にするか、印字された番号を読み取れないようにする必要があります。

日本クレアス社会保険労務士法人では、マイナンバー制度についてのご質問やご相談も受け付けております。お気軽にお問合わせください。